“Mijn Databas consultant weet precies wat ik nodig heb.”
Charlotte op ten Noort
Finance Manager
Waarom Visma.net ERP?
ATG Europe is de afgelopen jaren gegroeid, zowel in omzet, medewerkers en klanten. Om deze groei goed te blijven ondersteunen zijn wij in 2018 op zoek gegaan naar een online systeem waarbij we vooral veel aandacht hebben gehad voor efficiency.
Onze grootste assets zijn onze medewerkers en al onze medewerkers werken op projecten, daarbij wilden we gegevens slechts op één plek vastleggen. Om efficiënter en effectiever te kunnen werken hebben wij Visma.net ERP (HRM & Payroll alsmede Financials & Project Accounting) gedurende het jaar 2020 geïmplementeerd en de live gang heeft op 1 januari 2021 met succes plaatsgevonden.
Management by exception
Visma.net ERP heeft mijn werk een stuk anders gemaakt. Nu stuur ik op uitzonderingen, Management by Exception! Hiervoor heb ik dashboards die aangeven wanneer iets niet goed gaat. Zo heb ik een import monitor om de automatische gegevensuitwisseling tussen de systemen in de gaten te houden. Bij ons draait alles om projecten, dus dat moet goed blijven gaan. In mijn dashboard voor het projectbeheer kan ik zelfs zien wanneer een projecttaak niet goed is gegaan. Alles is geautomatiseerd, zo wordt het %-complete steeds automatisch berekend en ben ik vooral bezig met nakijken.
Financiele grip op projecten
Per project heb ik nu altijd inzicht in de verkoop, inkoop, gewerkte uren en laatste stand van zaken. Elk project is een compleet dossier geworden. Onze projectmanagers kunnen hierin kijken en ik hoef geen vragen meer te beantwoorden. Zo hebben we volledige financiële grip op al onze projecten qua uren en tarieven, marge, facturatie en bepalen we gemakkelijk de onderhandenwerkpositie aan het eind van het jaar.
Verder is ons hele goedkeuringsproces inzichtelijk en zoveel sneller geworden. We hoeven geen bijzondere handelingen meer te verrichten. Ook heb ik binnen Visma.net een aantal handige draaitabellen gekregen. Zo kan ik bijvoorbeeld heel snel controleren of de Rekening Courant verhoudingen tussen de entiteiten kloppen. Gelukkig werk ik al enige tijd erg prettig samen met mijn Databas consultant en weet hij precies wat ik nodig heb.
Online financiële rapportages
Het mooiste onderdeel zijn toch wel de financiële rapportages. Voor mijn interne financiële rapportage heb ik een slim V&W rapport en een balans. Daarbinnen kan ik eenvoudig de Business Unit kiezen en zie ik in één oogopslag de monthly revenue, per Business Unit en Costcode. Ook kan ik het land of een entiteit kiezen, waarna de cijfers meteen aangepast worden. Ik kreeg al deze mogelijkheden na een goed ontwerp van de Databas consultant. Binnenkort gaan we onze externe rapportage verzorgen vanuit Visma OneStop Reporting.
Paperless
Visma.net vol zit met allerlei slimmigheden, die ik via de Databas consultants heb leren kennen en gebruiken. Zo ben ik erg blij met de copy/paste functie voor complete boekingen, omdat wij veel repeterende transacties hebben. Daarbij is ook de upload functie heel erg prettig. Ook qua functiescheiding hebben we veel slimme instellingen gemaakt, zo moesten we bijvoorbeeld zorgen dat onze projectmanagers alleen hun eigen projecten kunnen zien. Visma.net is absoluut een grote vooruitgang, het is fantastisch om alle entiteiten binnen één bedrijfsadministratie te hebben en we hoeven nooit meer te switchen tussen administraties en boekjaren. En tot slot is dit ook nog mooi om te vermelden: we zijn compleet paperless geworden!
