Controllers in de not-for-profit sector staan voor de uitdaging om aan de toenemende eisen van stakeholders te voldoen, terwijl ze geconfronteerd worden met vergrijzing en een krappe arbeidsmarkt. Je streeft naar een toekomstbestendige bedrijfsvoering door processen te automatiseren, kennis te borgen en te sturen op uitzonderingen, zodat je foutloos kunt registreren en snel en passend kunt rapporteren. Hoe lever je de vereiste hogere kwaliteit? Hieronder bespreken we vier grote uitdagingen en hoe Databas je hierbij kan ondersteunen.
Uitdaging 1 - Sneller rapporteren naar stakeholders
Subsidiegevers en bestuurders verwachten tijdige financiële rapportages. Databas zorgt met een 'first time right'-aanpak en realtime dashboards voor een complete en juiste financiële administratie. Hierdoor zijn rapportages voor teamleiders, budgethouders en projectleiders sneller gereed en tegen lagere kosten. Projectleiders kunnen rapportages per project flexibel indelen, onafhankelijk van het grootboek. Dit versnelt de accountantscontrole en maakt het opstellen van jaarcijfers eenvoudiger.
Uitdaging 2 - Hogere datakwaliteit door meer gekoppelde systemen
Een hogere datakwaliteit bereik je door automatische koppelingen met andere systemen. Databas integreert Visma.net met diverse platforms, zoals online kaartverkoop, kassasystemen en salarissystemen. Hierdoor worden financiële gegevens automatisch en foutloos geregistreerd, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid verhoogt.
Uitdaging 3 - Betrouwbare data
Not-for-profit organisaties beheren vaak toegewezen gelden, wat hoge eisen stelt aan de betrouwbaarheid van financiële administratie en rapportages. Procedures binnen de organisatie en ondersteunende systemen met strikte controles en signaleringen zijn cruciaal. Databas helpt hierbij door functiescheiding af te dwingen met rechten en rollen, een audit trail voor terugkoppeling, tweestapsverificatie bij inloggen en het vier-ogenprincipe bij IBAN-registratie. Zo wordt de jaarlijkse accountantscontrole eenvoudiger en efficiënter.
Uitdaging 4 - Personele uitdagingen vragen om kennis borging
Door vergrijzing en een krappe arbeidsmarkt is het borgen van kennis van ervaren medewerkers essentieel. Databas ondersteunt dit door automatische registratie op de juiste rapportagedimensies (zoals project, taak, locatie en afdeling) en het opzetten van een online rapportageportaal. Hierdoor zijn financiële rapportages, zoals voorstellingsresultaten of budgetuitputtingsrapportages, altijd beschikbaar en tot op boekingsniveau in te zien.
Onze expertise binnen not for profit organisaties
Met ruime ervaring in implementaties bij not-for-profit organisaties ondersteunen de consultants van Databas jouw organisatie met bewezen best practices. Dankzij onze focus op specifieke sectoren kennen wij de unieke uitdagingen en kansen binnen de volgende branches:
- Theaters en schouwburgen: Optimalisatie van ticketverkoop en financiële rapportages.
- Musea: Efficiënt beheer van subsidies en projectbudgetten.
- Dierentuinen: Inzicht in operationele kosten en bezoekersdata.
- Welzijnsorganisaties: Nauwkeurige registratie van subsidies en prestaties.
- Algemeen nut: Transparante en betrouwbare financiële processen.
Wij hebben onder andere gewerkt voor Stadsschouwburg Utrecht, Het Concertgebouw, Eye Filmmuseum, ARTIS, Levvel, Humanitas en Ronald McDonald Kinderfonds. Door deze ervaring kunnen we jouw organisatie snel en efficiënt helpen met een toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Ontdek meer over hoe Databas jouw organisatie kan ondersteunen
Whitepaper: Wil je jouw financiële afdeling professionaliseren? Download de uitgebreide whitepaper waarin we laten zien hoe je processen optimaliseert en meer grip krijgt op je administratie.
Whitepaper downloaden
Case study Zaantheater: Lees hoe het Zaantheater hun administratieve processen heeft geoptimaliseerd met onze oplossingen. Ontdek welke verbeteringen ook voor jouw organisatie mogelijk zijn.
Lees de case study
Korte video (3 minuten): Zie hoe je systemen effectief integreert en handmatige fouten minimaliseert. Bekijk de korte video op deze pagina voor een overzichtelijke uitleg.
Speciaal voor theaters en schouwburgen: Ben je actief in de culturele sector? Lees dan meer over onze oplossingen op de speciale pagina voor theaters en schouwburgen.
Meer over theaters en schouwburgen