Projecten begroten, verplichtingen bewaken
Henri de Boer
Manager Project Department
Sterk in kosten- en liquiditeitsbewaking
Met de projecten van ESI Eurofiber zijn miljoenen euro’s gemoeid. Bovendien hebben ze een jarenlange looptijd. Het is voor deze Nederlandse ontwikkelaar van bulksilo’s dan ook van cruciaal belang om helder inzicht te hebben in zijn projectinkomsten en -uitgaven, ook op langere termijn. Naast de projectliquiditeit worden ook de kosten goed bewaakt.
Dat je als klein bedrijf wereldwijd toonaangevend kunt zijn in je branche, bewijst ESI Eurosilo. Met niet meer dan achttien medewerkers realiseert en onderhoudt deze Nederlandse onderneming silo’s voor de bulkopslag van vaste stoffen over de hele wereld. Dit gebeurt in opdracht van bedrijven in de chemische, voedings- en energiesector. Henri de Boer, Manager Project Department van ESI Eurosilo, vertelt: “Onze organisatie bestaat uit een Engineering Department dat zich bezighoudt met teken- en rekenwerk en een Project Department dat projectmanagement doet. Het bouwen besteden we uit: per project kopen we alle benodigde componenten in bij leveranciers en leveren die met een montagebeschrijving aan een lokaal bouwbedrijf dat ter plaatse aan de slag gaat onder supervisie van onze projectleiders. De inbedrijfstelling van de silo’s doen we wel zelf.”
Looptijden van twee tot zeven jaar
De projecten van ESI Eurosilo maken vaak onderdeel uit van grotere trajecten en hebben doorlooptijden van twee tot zeven jaar. De Boer: “We maken bijvoorbeeld silo’s voor de opslag van gips, dat is een bijproduct van kolenproductie. De realisatie van een kolencentrale duurt zo’n vijf jaar. Daar lopen wij in mee met de bouw van een gipssilo. Daardoor kan een project een tijd stilliggen. Zo leveren we per jaar drie à vier silo’s op, terwijl er ongeveer tien projecten uitstaan.” De waarde van de projecten kan fors oplopen, die varieert tussen de twee en twaalf miljoen euro per project. “Onze facturering is gerelateerd aan de projectvoortgang en gebeurt op basis van termijnen. Is een fase afgerond, dan gaat er een factuur uit. De lange looptijd en hoge waarde van projecten maken dat we onze liquiditeit goed moeten bewaken. Ook met het oog op kredietfinanciering”, aldus De Boer.
Jaar vooruit inzicht in liquiditeit
AccountView speelt een centrale rol bij het bewaken van de projectkosten en -liquiditeit van ESI Eurosilo. Het bedrijf maakt al ruim twaalf jaar gebruik van deze software voor de financiële administratie en de project- en urenadministratie. Het stapte destijds over van Exact naar AccountView. De Boer legt uit: “Grote kracht van AccountView is de gegevensflexibiliteit. Projecten, medewerkers, gebudgetteerde en werkelijke uren en kosten, crediteuren, debiteuren, … je kunt allerlei gegevens vastleggen en aan elkaar koppelen, zodat je optimaal financieel inzicht in je projecten hebt.” Bovendien is het mogelijk om de projectliquiditeit scherp in de gaten te houden. De Boer: “Met gegevens uit AccountView maken we eenvoudig grafieken in Excel waarin we onze inkomsten en uitgaven tegen elkaar afzetten in de tijd. Daarmee kunnen we bijvoorbeeld de bank feilloos laten zien hoe onze liquiditeit er de volgende twaalf maanden uitziet. Niet veel bedrijven van onze omvang zijn daartoe in staat.”
Beter gebruikmaken van AccountView
In de afgelopen jaren breidde ESI Eurosilo de AccountView-oplossing steeds verder uit, in samenwerking met Visma-partner Databas. Zo’n drie jaar geleden sloot ESI Eurosilo een servicecontract af met Databas. Dit houdt onder meer in dat er jaarlijks een business consultant van Databas langskomt om te bespreken hoe de bedrijfsprocessen nog verder met AccountView kunnen worden ondersteund. Daarnaast komt er regelmatig een implementatieconsultant over de vloer voor lopende zaken en nieuwe ontwikkelingen, van een product-update tot een btw-verandering. De Boer: “De nauwere samenwerking met Databas heeft de ontwikkeling van onze AccountView-oplossing een nieuwe impuls gegeven. We zijn samen gaan kijken naar de mogelijkheden die we al hadden en wat we nog wilden realiseren.”
Van inkooporders tot projectverplichtingen
Inmiddels is een aantal uitbreidingsplannen al een feit. Zo worden de inkooporders voortaan in AccountView gemaakt. De Boer: “We werkten eerst met een bestelprogramma in Access dat AccountView voedde met gegevens over bestellingen. Daar wilden we echter vanaf, omdat we geen kennis meer over het systeem in huis hadden en het niet meer goed werkte na een Windows-update. Databas gaf aan dat we dit ook in AccountView konden doen. Nu staat alles wat we nodig hebben voor het maken en afhandelen van inkooporders in één systeem: project, kostensoorten, debiteuren, facturen, betaaldata, enzovoort.” ESI Eurosilo maakt ook gebruik van de mogelijkheid om inkooporders automatisch als projectverplichtingen vast te leggen. Dit zorgt voor nog beter inzicht in de projectkosten en maakt het gemakkelijker om liquiditeitsprognoses te maken.
Inkomende facturen elektronisch verwerken en fiatteren
Een andere recente verandering is dat ESI Eurosilo sinds kort inkomende facturen elektronisch met AccountView verwerkt met de module voor Inkomende Facturenautorisatie (IFA). Alle binnenkomende facturen worden gedigitaliseerd en gaan dan een vast automatisch fiatteringsproces in. “Op die manier is ons fiatteringsproces helder en inzichtelijk en bovendien elektronisch te volgen. Iedereen weet waar een factuur is en als er nog niet betaald is, staat in AccountView waarom. Daarnaast gaat er geen papier meer van bureau naar bureau en kan er niets kwijtraken. Zo hebben we meer controle over de inkomende facturen en besparen we op fysieke handling. Binnen een half jaar verwachten we de investering in AccountView IFA terugverdiend te hebben”, zegt De Boer. Sneller en beter factureren Vanuit de gedachte om zo min mogelijk verschillende programma’s te gebruiken, is ESI Eurosilo ook van start gegaan met factureren vanuit AccountView. De projectleiders maakten eerder de facturen in Word. Daarna werden ze ingeboekt in de administratie. Het kwam wel eens voor dat er een factuur bleef liggen of dat er een fout werd gemaakt, bijvoorbeeld een boeking op een verkeerde debiteur. De Boer: “Door ook dit proces in AccountView te integreren, kunnen we sneller en efficiënter werken en maken we weer een kwaliteitsslag. Vooral dat laatste vinden we heel belangrijk. ”
Gemakkelijker, efficiënter en bedrijfszekerder sturen
Nu steeds meer processen en gegevens binnen AccountView zijn geïntegreerd, kan ESI gemakkelijker, efficiënter en bedrijfszekerder sturen. “Ons financiële projectmanagement was al in orde, maar de kans dat er nu nog iets tussendoor slipt of fout loopt is veel kleiner geworden. We hebben meer inzicht en controle en kunnen onze projecten en projectliquiditeit beter bewaken”, vertelt De Boer. En er zijn nog veel meer verbeteringen mogelijk. De Boer: “Een voorbeeld daarvan is dat we bij de inkoop nog een fiatteringsproces kunnen inrichten, waarbij aankopen boven een bepaald bedrag gefiatteerd moeten worden. Zo kunnen we onze controle over de projectkosten verder vergroten. Ook kunnen we allerlei rapportages en analyses maken om onze activiteiten te evalueren en optimaliseren. AccountView helpt ons zo op allerlei manieren om beter gebruik te maken van onze middelen en te sturen.”
Strategische vernieuwing bedrijfsproces
“ESI Eurosilo is een bijzonder bedrijf. Het is relatief klein, maar doet grote en langlopende projecten waarmee veel geld gemoeid is. AccountView vormt er de basis van een heel kritisch proces en stelt de onderneming in staat zijn projectkosten en -liquiditeit onder controle te houden. Doordat ESI Eurosilo een servicecontract bij ons heeft, kunnen wij daarbij de best mogelijke ondersteuning bieden”, zegt Alexander Schuurbiers, sales manager bij Visma-partner Databas. Die ondersteuning gebeurt via telefoon en mail en door het scherm op afstand over te nemen en er komt maandelijks een implementatieconsultant bij ESI Eurosilo langs voor operationele zaken. Door intensief samen te werken kunnen we écht doelstellingen realiseren, sneller verbeteringen herkennen en direct vragen beantwoorden. Schuurbiers: “Daarnaast sparren we op strategisch niveau met het bedrijf: jaarlijks brengt een van onze twee AccountView-business consultants een bezoek aan Eurosilo. Ze zijn door BDO gecertificeerd om klantprocessen in AccountView te vertalen. Bij ESI Eurosilo heeft deze strategische advisering geleid tot vernieuwing van het bedrijfsproces, met meer controle over de projectkosten en -liquiditeit als resultaat.”
